Tổ chức sự kiện đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều bộ phận và công việc khác nhau. Để thành công, quy trình tổ chức sự kiện cần được thực hiện một cách bài bản và kỹ lưỡng. Tuy nhiên, việc này có thể trở nên phức tạp và đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất. Vậy làm thế nào để bạn có thể quản lý và tổ chức sự kiện một cách hiệu quả? Hãy theo dõi bài viết dưới đây, đảm bảo rằng mỗi dự án của bạn sẽ trở thành một thành công tuyệt đối.
Mục đích của việc tổ chức sự kiện
Một sự kiện thành công có thể tạo ra hiệu ứng truyền thống và tạo nên những ấn tượng đặc biệt trong tâm trí khách hàng. Bên cạnh đó còn có:
- Quảng bá thương hiệu, xây dựng hình ảnh và niềm tin của khách hàng.
- Thay đổi nhận thức công chúng về sản phẩm/dịch vụ.
- Hỗ trợ hoạt động bán hàng, quảng cáo sản phẩm và tăng doanh số.
- Giới thiệu sản phẩm, chính sách phân phối tới đối tượng khách mời.
Quy trình tổ chức sự kiện chi tiết nhất
Việc lên kế hoạch và tổ chức một cách kỹ lưỡng, tỉ mỉ từng bước là yếu tố then chốt quyết định thành công của sự kiện. Bài viết sẽ trình bày quy trình tổ chức sự kiện theo từng giai đoạn cụ thể từ lên ý tưởng, lập kế hoạch, chuẩn bị nguồn lực, triển khai và theo dõi đánh giá sau sự kiện nhằm giúp người đọc có thể áp dụng một cách dễ dàng và hiệu quả nhất.
Quy trình trước khi diễn ra sự kiện
Bước 1: Xác định mục đích sự kiện
Để tổ chức một sự kiện thành công, quy trình bắt đầu bằng việc xác định rõ mục đích của sự kiện và các công việc cần thực hiện. Dưới đây là một số gợi ý để xác định mục đích sự kiện:
- Loại hình và quy mô của sự kiện
- Xác định loại hình sự kiện như lễ tri ân, sự kiện giải trí, lễ khai trương, YEP (Youth Engagement Program),…
- Xác định quy mô của sự kiện, bao gồm số lượng khách mời và phạm vi tổ chức.
- Đối tượng khách mời và số lượng
- Xác định đối tượng khách mời mà sự kiện hướng đến, bao gồm khách hàng, đối tác, cộng đồng, hoặc công chúng nói chung.
- Xác định số lượng khách mời dự kiến để có kế hoạch tổ chức phù hợp.
- Thông điệp gửi đến công chúng
- Các định rõ thông điệp hoặc mục tiêu mà doanh nghiệp muốn truyền tải thông qua sự kiện.
- Xác định cách gửi thông điệp sao cho hiệu quả, có thể là qua các bài diễn thuyết, hoạt động tương tác, hoặc thông qua các phương tiện truyền thông.
- Dự toán ngân sách
- Xác định ngân sách dự kiến cho sự kiện, bao gồm các chi phí như thuê địa điểm, trang trí, âm thanh ánh sáng, thiết bị, quảng cáo, nhân viên tổ chức, và các hoạt động khác.
- Địa điểm tổ chức sự kiện
- Xác định địa điểm phù hợp với quy mô và phong cách của sự kiện.
- Cân nhắc các yếu tố như tiện nghi, vị trí, không gian, và phù hợp với ngân sách.
- Chủ đề sự kiện
- Đưa ra chủ đề chính cho sự kiện, phản ánh sự liên quan đến doanh nghiệp hoặc mục tiêu cụ thể của sự kiện.
- Chủ đề sự kiện có thể được phát triển dựa trên giá trị, thông điệp, hoặc các yếu tố đặc biệt mà doanh nghiệp muốn thể hiện.
Bước 2: Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
- Hiểu rõ về sản phẩm, dịch vụ và mục đích của sự kiện.
- Suy nghĩ và khái quát nhanh các ý tưởng.
- Phân tích kỹ càng các ý tưởng đã suy nghĩ.
- Lựa chọn phương án phù hợp nhất.
- Chia đều ý tưởng thành các mảng chi tiết.
- Sáng tạo mạnh để tạo ra chương trình độc đáo.
- Tránh trùng lặp ý tưởng giữa các sự kiện.
- Đảm bảo chất lượng và uy tín của sự kiện.
- Bảo vệ bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp.
Bước 3: Sắp xếp nhân sự triển khai
- Chọn người phụ trách tổng quát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện.
- Xác định nhóm người phụ trách từng mảng công việc cụ thể: thiết kế, kỹ thuật, quản lý hợp đồng, tài chính kế toán, MC, an ninh, …
- Lập danh sách cụ thể từng vị trí cần nhân lực, số lượng người cần thiết cho từng vị trí.
- Tuyển chọn nhân sự phù hợp cho từng vị trí công việc.
- Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên.
Quy trình trong sự kiện
Bước 4: Triển khai theo kế hoạch đã đề ra
- Từng bộ phận bắt đầu thực hiện công việc theo kế hoạch phân công.
- Tuân thủ tiến độ thời gian theo lịch trình đã đề ra.
- Đảm bảo chất lượng công việc theo yêu cầu đã đề ra.
- Thường xuyên trao đổi, cập nhật tiến độ giữa các bộ phận.
- Linh hoạt hỗ trợ, phối hợp nhịp nhàng khi cần thiết.
- Kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện.
Bước 5: Chuẩn bị và dàn dựng
- Hoàn thiện các vật dụng, trang trí như banner, standee, frame, background, hình ảnh, trình chiếu.
- Chuẩn bị văn bản, chương trình, thiệp mời.
- Thuê thiết bị phục vụ sự kiện.
- Tuyển chọn và dàn dựng đội ngũ MC, diễn viên biểu diễn nếu có.
- Chuẩn bị trang phục, vật dụng biểu diễn.
- Chạy thử chương trình ít nhất 1-2 lần để khắc phục sơ hở, điều chỉnh luồng diễn tiến.
- Hoàn tất các thủ tục pháp lý phục vụ sự kiện.
Bước 6: Tổ chức sự kiện
- Trưởng bộ phận chỉ đạo, điều phối tổng thể toàn bộ quá trình tổ chức.
- Theo dõi tiến độ từng phân đoạn dựa vào kế hoạch checklist, timeline.
- Xử lý kịp thời các tình huống bất ngờ nếu xảy ra.
- Điều chỉnh, cập nhật kế hoạch nếu có thay đổi.
- Phối hợp giữa các bộ phận.
- Giám sát chất lượng hoạt động của từng nhân viên.
- Đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, hiệu quả.
Quy trình sau sự kiện
Bước 7: Kết thúc chương trình
- Tổ chức thu gom, cất giữ các vật dụng, thiết bị phục vụ sự kiện.
- Dọn dẹp, làm sạch hiện trường.
- Tháo dỡ các công trình, công trình tạm.
- Thu hồi văn bản, hình ảnh, quà tặng còn lại.
- Tiến hành thanh toán các chi phí đã phát sinh.
Bước 8: Báo cáo và rút kinh nghiệm
- Các bộ phận tổng kết công việc hoàn thành của mình.
- Lập báo cáo chi tiết về kết quả tổ chức sự kiện.
- Đánh giá và chấm điểm mức độ thành công.
- Đúc rút kinh nghiệm, những sai sót, hạn chế.
- Đề xuất các cải tiến cho lần tổ chức sau.
- Tổng kết chi phí – hiệu quả kinh tế.
- Lưu trữ quy trình, báo cáo để tham khảo trong tương lai.
Để quy trình tổ chức sự kiện diễn ra thành công, hãy liên hệ ngay cho công ty Tổ chức Sự Kiện Nghệ An để được hỗ trợ ngay nhé!
—————————————————————–
CÔNG TY TNHH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỆ AN
- Địa chỉ: số 18, đại lộ Lê Nin, TP Vinh, Nghệ An
- Website: https://sukiennghean.vn – http://sukiennghean.com
- Điện thoại: 0979.381.186
- Email: tochucsukiennghean@gmail.com
