Bạn đang muốn tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp của bạn! Bạn không biết làm thế nào để lập kế hoạch tổ chức sự kiện? Sau đây Sự Kiện Nghệ An sẽ gửi đến bạn bản kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất.
Tổ chức sự kiện hiện nay không còn quá lạ lẫm với nhiều người, trong cuộc sống bạn thường bắt gặp những sự kiện như: tổ chức đám cưới, tổ chức khai trương, tổ chức hội nghị khách hàng hay là những lễ ra mắt sản phẩm mới,…
Tùy vào mỗi sự kiện mà chúng ta có cách thức khách nhau nhưng chung quy lại thì sự kiện nào cũng quan trong theo cách riêng của nó. Sau đây là 10 bước bạn cần phải nắm rõ trước khi một sự kiện được diễn ra.
Xác định được loại hình tổ chức sự kiện
Trước khi bắt tay vào lên mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện, bạn cần nắm rõ sự kiện mình sắp tổ chức là gì? Đó là tổ chức tiệc cuối năm, lễ khai trương, lễ kỉ niệm thành lập công ty,… Việc xác định loại hình tổ chức sự kiện rất quan trọng, nó giúp bạn hiểu những bước tiếp theo mình cần thực hiện trong khâu lên kế hoạch.
Xác định mục tiêu và kế quả đạt được
Xác định mục tiêu sản phẩm là bước khá quan trọng trong tổ chức sự kiện. Một sự kiện được diễn ra cần phải xác định rõ mục tiêu hướng tới là gì và đạt được thành công gì sau khi kết thúc. Từ việc xác định mục tiêu tổ chức sự kiện, bạn mới có thể lên kế hoạch cụ thể, xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo cho chương trình.
Xác định thời gian địa điểm cụ thể
Bước tiếp theo trong việc lên kế hoạch là chọn thời gian tổ chức sự kiện. Thành công của sự kiện liên quan rất nhiều đến thời gian tổ chức. Bạn nên chọn khoảng thời gian tổ chức sự kiện mà khách mời tham dự sự kiện được đông nhất. Cuối tuần và buổi tối được xem là thời điểm lý tưởng nhất để tổ chức sự kiện, vì khi đó khách mời có nhiều thời gian nán lại dự sự kiện từ đầu tới cuối.
Riêng đối với các sự kiện quan trọng như lễ khai trương, lễ động thổ,… thì việc chọn ngày tốt là rất quan trọng. Ngày đẹp, tốt thường được chọn theo lịch âm vào những ngày chẵn mang ý nghĩa tròn đầy, sung túc. Đối với những sự kiện quan trọng, bạn nên tránh tổ chức vào những ngày “tam nương” như ngày 3, 5, 7.
Lên danh sách khách mời cho sự kiện
Trong các sự kiện, khách mời là đối tượng chính tạo nên không khí cho sự kiện. Bạn cần lên danh sách khách mời dựa trên mục tiêu của sự kiện bạn tổ chức là gì. Danh sách khách mời nên có được phân loại cụ thể và chi tiết như: các đối tượng khách mời thuộc độ tuổi, trình độ, tầng lớp xã hội… nào?.
Xây dựng một bản danh sách khách mời chi tiết sẽ giúp bạn giảm thiểu vấn đề mời thiếu khách hoặc số lượng khách tham dự vượt quá so với dự kiến. Hơn nữa, từ đây với số lượng khách mời bạn cũng có thể chuẩn bị chu đáo các khâu tiếp theo như chuẩn bị quà tặng khách mời, lên thực đơn tiệc,…
Xác định địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức sự kiện rất phong phú. Tùy theo loại hình sự kiện bạn sẽ chọn được địa điểm tổ chức sự kiện. Trước khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn nên xác định được số lượng khách mời tham dự và quy mô của sự kiện. Từ đó, bạn sẽ có được bản danh sách tổng hợp địa điểm tổ chức sự kiện đẹp, lý tưởng phù hơp với sự kiện của bạn.
Bạn nên gọi trước cho địa điểm tổ chức sự kiện để xác nhận có thể tổ chức sự kiện vào thời gian mong muốn. Sau đó bạn nên đến trực tiếp địa điểm tổ chức sự kiện để xác nhận xem địa điểm đó có diện tích như nào, bên trong được trang bị những thiết bị ra sao, phía cho thuê địa điểm tổ chức event có thể chuẩn bị cho bạn những vật dụng gì. Từ việc xác định địa điểm tổ chức bạn sẽ có kế hoạch trang trí không gian tổ chức sự kiện cho phù hợp.
Dự trù kinh phí
Trong bản kế hoạch tổ chức chương trình sự kiện, bạn cần lên danh sách công việc cần mua sắm để có thể dự trù kinh phí chính xác nhất cho buổi sự kiện. Bạn nên xây dựng bản kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chi tiết, cụ thể để tránh tình trạng kinh phí bị đội lên nhiều trong quá trình chuẩn bị. Nếu bạn được giao cho một khoản kinh phí cố định để chuẩn bị sự kiện thì bạn nên dự trù kinh phí từng khoản để phù hợp với khoản tiền mình có.
Xây dựng kế hoạch truyền thông
Kế hoạch truyền thông cho một sự kiện cần được thực hiện ngay từ trước khi bắt đầu sự kiện, trong khi tổ chức và cả khi kết thúc sự kiện. Truyền thông cho sự kiện sẽ giúp bạn thu hút được khách hàng mục tiêu quan tâm tới sự kiện đó. Nếu bạn tổ chức sự kiện lễ khai trương hoặc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới…, các hoạt động doanh nghiệp có thể làm sau khi kết thúc sự kiện đó là tổ chức các hoạt động xúc tiến, quảng bá, đem lại hiệu quả cho hoạt động thương mại, kinh doanh của doanh nghiệp.
Xây dựng kịch bản chương trình
Sau khi đã có kế hoạch tổ chức sự kiện sơ bộ, bạn cần xây dựng một kịch bản chương trình tổ chức chi tiết. Kịch bản tổ chức events sẽ có nội dung chương trình, lời MC dẫn chương trình, thứ tự tổ chức các hoạt động diễn ra trong sự kiện.
Xác định tiến độ thực hiện
Trước khi bắt tay vào chuẩn bị sự kiện, bạn cần xác định thời gian hoàn thành công việc cụ thể. Việc xác định thời gian chuẩn bị cho từng mục công việc giúp bạn dễ kiểm tra và kiểm soát rủi ro hơn. Nếu trong quá trình thi công, tổ chức chương trình có vấn đề phát sinh bạn cũng có thể lên kế hoạch kịp thời giải quyết và đưa ra phương án thay thế.
Đo lường và đánh giá kết quả đạt được
Sự kiện kết thúc không phải là công việc của bạn đã hoàn toàn kết thúc. Hiệu quả sự kiện sẽ được đánh giá dựa trên mục tiêu ban đầu sự kiện đặt ra. Từ đó bạn có thể xác định sự kiện của mình tổ chức có thực sự thành công hay không?
Thành công của sự kiện chính là cách để khẳng định tên tuổi, là bộ mặt tổ chức của công ty tổ chức sự kiện đó. Vì vậy tất cả chúng ta đều mong muốn khi bắt tay vào tổ chức một sự kiện nó sẽ mang lại hiệu quả cao. Sự Kiện Nghệ An tự hào có thể đem đến cho bạn một sự kiện thành công, ấn tượng dành cho bạn và đảm bảo sự thành công của sự kiện đúng như những gì bạn mong muốn.
Trên đây là kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà chúng tôi muốn chia sẻ để giúp các doanh nghiệp nắm được quy trình tổ chức sự kiện. Đến với Sự Kiện Nghệ An bạn sẽ được tư vấn miễn phí về tổ chức khai trương, tổ chức khánh thành, tổ chức động thổ, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới,….Với chúng tôi, thành công được tạo dựng từ những điều nhỏ nhất, với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, chúng tôi luôn chú trọng sự hoàn hảo trong tất cả các khâu. Khi đến với Sự kiện Nghệ An, quý khách hàng sẽ được sử dụng dịch vụ chất lượng nhất với giá thành phù hợp nhất.
—————————————————————–
CÔNG TY TNHH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỆ AN
- Địa chỉ: số 18, đại lộ Lê Nin, TP Vinh, Nghệ An
- Website: https://sukiennghean.vn – http://sukiennghean.com
- Điện thoại: 0979.381.186
- Email: tochucsukiennghean@gmail.com
